Derfor er tilrådinga frå rådmannen framleis at Herøy kommune sluttar seg til innkjøpssamarbeidet med dei andre kommunane i fylket, når formannskapet får saka på bordet komande tysdag.
Som grunnlag for tilrådinga ligg ei lengre vurdering av saka, ført i pennen av kommunalsjef Jan Vidar Dammen-Hjelmeseth. Han har gått gjennom dei ulike moglegheitene som Herøy kommune har om dei folkevalde vel å seie nei til inn- kjøpssamarbeid.
Slik Dammen-Hjelmeseth ser det har dei då to alternativ.
a) innkjøp under kr 100 000,- ved å desentralisere innkjøpet, og på den måte ikkje verte omfatta av gjeldande innkjøpsreglar i LOA (lov om offentlege innkjøp) og FOA (forskrift om offentlege innkjøp).
b) gjennomføre årlege tilbodskonkurransar for på den måten gjennomføre innkjøp etter FOA.
Omgåing av regelverket
Men slik Dammen-Hjelmeseth ser det er det likevel ikkje vegen å gå.
– Etter ei konkret og heilskapleg vurdering av fakta i saka, gjeldande organisering og rettsreglar, er det administrasjonen sitt syn at ei oppdeling av kontraktar (desen- tralisering av innkjøp) på dette tidspunktet vil kunne reknast som eit forsøk på å omgå regelverket på ein slik måte at det mest truleg vil vere i strid med FOA, skriv han i saksutgreiinga.
I strid med gjeldande praksis
Dammen-Hjelmeseth viser mellom anna til at om ein skal kome innanfor regelverket om desentraliserte innkjøp, må kvar skule i Herøy kommune reknast som ein sjølvstendig driftseining, som fullt ut vil vere ansvarleg for sine eigne innkjøp. På denne måten vil ein del av skulane kome under verdigrensa på 100.000 kroner.
– Men ein slik måte å gjennomføre innkjøp på strir imot gjeldande innkjøpsorganisering og -praksis i Herøy kommune per i dag. Herøyskulen vert i all hovudsak sett under eitt som sektor oppvekst, med dei funksjonane det er naturleg å sentralisere, også når det gjeld innkjøp, skriv Dammen Hjelmeseth.
Han trur heller ikkje at alternativ med b, med årlege tilbodskonkurransar, er vegen å gå.
– Risikoen er at om dette vert oppfatta som at kjøpet vert oppdelt for å unngå regelverket, kan Herøy kommune risikere å verte klaga inn til KOFA som følgje av at dette kjøpet vert delt opp. Kommunen vil kunne få straffegebyr for ulovleg direkte innkjøp, skriv Dammen-Hjelmeseth.
Ifølgje kommunalsjefen er risikoen for dette svært reell.
– Det synest å vere ei klar oppfatning i fagmiljøet at gjentakande og repeterande kjøp framleis vil reknast i samanheng når det gjeld kontraktsverdi, skriv han og meiner det då vil vere heilt nødvendig å slå saman kjøpa for ei samla verdiberekning.
– Vil bli meir krevjande
I presentasjonen til politikarane summerer Dammen-Hjelmeseth også opp korleis desentraliserte innkjøp vil påverke kommuneorganisasjonen.
– Det er lite tvil om at ein slik innkjøpsmodell vil vere meir ressurs- og kompetansekrevjande for dei ulike sektorane. Kvar av dei innkjøpsuavhengige einingane må også ha tilsett/e både med fagkompetanse og tid til å jobbe med innkjøp og fylgje opp kontraktar. Vidare er det opplagt at auka omfang av direkte innkjøp vil gje kommunen dårlegare (høgare) prisar på varer og tenester, enn om dette vart gjort gjennom utlyste konkurransar, skriv han.
Dammen-Hjelmeseth held likevel open moglegheita for at kommunen på sikt og samla sett kan tene på ein slik innkjøpsstrategi, gjennom auka skatteinntekter. Men dette er det ikkje råd å svare sikkert på, skriv han.
Vidare heiter det at administrasjonen under slike føresetnader, og med slik usikkerheit, ikkje kan tilrå ei omorganisering av innkjøpsorganisasjonen til ein desentralisert innkjøpsorganisasjon.
Vil invitere med lokalt næringsliv
Som eit siste punkt ser Dammen-Hjelmeseth det som svært positivt at Herøy kommune har teke imot innspel frå fleire butikkar og tenesteleverandørar i Herøy. Dei ynskjer eit dialogmøte med kommunen, noko Dammen-Hjelmeseth ser på som berre positivt.
Rådmannen rår derfor til at kommunen tek mål av seg å gjennomføre lokal leverandørdialog og sikre god tilgang på naudsynt informasjon om kommunale innkjøp via kommunen sine eigne nettsider i løpet av 2019.