Bakgrunnen for saka er ein e-post frå Sigurd Teige til Herøy kommune 29. november 2018. Her varslar Teige at han ikkje vil oppretthalde reservasjonen av ei tomt på Mjølstaneset. Dette inneber ei skrinlegging av Teige sine planar om etablering av eit større mottaks- og foredlingsanlegg for pelagisk fisk.

E-posten vart journalført 29. november, men ved ein teknisk feil vart ikkje e-posten publisert på postlista. I staden vart e-posten først publisert på Herøy kommune sine nettsider 20.12.2018.

Men: Den same e-posten vart lagt som referatsak til møtet i Herøy formannskap 12. desember.

- Då eg fekk e-posten, slo det meg ikkje at dette var relevant informasjon i samband med kommunestyret (06/12, red. mrk) si budsjettbehandling. I etterpåklokskap ser eg at denne informasjonen burde ha vore lagt fram for kommunestyret. Om dette ville hatt innverknad på utfallet av saka, ligg ikkje til meg å vurdere, heiter det frå rådmannen i notatet.

I Vestlandsnytt like før jul stilte Bjarne Kvalsvik (Folkelista) spørsmål om rådmannen meiner dei som driv politikk må sjekke postlistene for å vere oppdaterte på kva som skjer i kommunen.

- Det meiner eg sjølvsagt ikkje. All relevant informasjon skal vere ein del av saksgrunnlaget. Det eg gav uttrykk for i Vestlandsnytt 21.12. 2018, var at informasjonen var offentleg tilgjengeleg på postlista, noko som diverre ikkje var tilfelle på grunn av teknisk feil. Derimot låg e-posten i saksdokumenta som vart utsende 05.12.18 til formannskapet, skriv Kopperstad til formannskapet.

Bjarne Kvalsvik (Folkelista) gjekk vidare med saka. 4. januar hadde han eit nytt innlegg i Vestlandsnytt, der han mellom anna skreiv:

"Så opplever vi altså dette, at viktig informasjon bevisst ikkje vert lagd fram. Saka er såleis ikkje forsvarleg førebudd. Vi løyver altså 21 millionar kroner til eit prosjekt som er lagt bort."

- Konspiratorisk og spekulativt

Dette får Kopperstad til å reagere kraftig:

- Eg har ikkje "bevisst" halde tilbake denne informasjonen. Kva skulle motivet vere? spør rådmannen i notatet.

Han merkar seg vidare at representanten Kvalsvik stiller spørsmål kring rådmannen sin lojalitet.

- Innlegget kan tolkast slik at han (Kvalsvik) meiner det var avtalt mellom ordførar og rådmann, at denne informasjonen ikkje skulle leggast fram for kommunestyret 06.12.2018, skriv Kopperstad til formannskapet, og held fram:

- Slik avtale eksisterte ikkje. Dette er konspiratorisk og rein spekulasjon. Eg kjenner rimeleg godt til pliktene mine som rådmann, men rådmenn er også menneske, og kan gjere feil utan at dette er "bevisst".

Avsluttingsvis seier rådmannen i notatet at administrasjonen ofte vert kritisert for at saksmengda og papirmengda er for stor, og at det er krevjande for dei folkevalde å setje seg inn i sakene.

- Utfordringa for rådmannen er å vurdere kva som er relevant informasjon i kvar enkelt sak. Generelt har det mindre konsekvensar om det vert lagt med eit dokument for mykje, enn eit dokument for lite. Dette fører gjerne til at det vert lagt ved meir enn det som er nødvendig for å sikre seg mot kritikk om manglande informasjon, heiter det frå Kopperstad.

Han meiner denne saka godt illustrerer kva som er konsevensane når ein meiner at relevant informasjon ikkje er lagt fram.