Tone Monsen Aarø, direktør ved Justis- og verjemålsavdelinga hos Statsforvaltaren i Møre og Romsdal:

"Du har rett til å sjå kva stat og kommune gjer!"

Fritt Ord

Offentleglova gir viktig kunnskap både for oss som jobbar i forvaltninga og for deg som innbyggar. Her får du ei enkel innføring i det du treng å vite om innsynskrav, og kvifor offentleglova er så viktig for deg og meg.

Kvifor har vi ei offentleglov?

Prinsippet om offentlegheit i forvaltninga er grunnlovfesta. Alle innbyggarar skal få tilgang på informasjon slik at dei kan vere aktive deltakarar i samfunnet vårt. Formålet med offentleglova er:

«[…] å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta.»

Du skal kunne kontrollere styresmaktene og ha moglegheit til å avsløre kritikkverdige og uheldige tilhøve. Offentleglova uttrykker difor ein grunnleggande føresetnad for demokratiet i Noreg.

Dersom du sender ein søknad til kommunen skal du få kjennskap til korleis søknaden vert handsama. Du skal vite at du ikkje har vore utsett for usakleg forskjellshandsaming eller andre former for kritikkverdig bruk av makt og kompetanse. Opne og tilgjengelege dokument skapar tillit til forvaltninga og sakshandsaminga. Omfattande hemmeleghald vil lettare føre til mistanke om at saker ikkje blir handsama i samsvar med regelverket.

Alle saksdokument er offentlege

Hovudregelen er at alle saksdokument er offentlege. Eit saksdokument er definert som informasjon som er lagra på ein måte som gjer det mogeleg å finne den igjen. Både SMS-ar, e-postar, lydfiler, videoar og liknande er alle saksdokument.

Alle kan be om innsyn i saksdokument som forvaltningsorganet har hos seg. Det har ikkje noko å seie om du er journalist, privatperson, eit selskap eller ein organisasjon, er norsk eller utanlandsk statsborgar, eller om du ber om innsyn på eigne eller andre sine vegner. Du kan godt be om innsyn anonymt.

Innsynskrav skal bli prioritert

Når du ber om innsyn i eit dokument skal forvaltninga svare på innsynskravet innan tre verkedagar. Om du ikkje får svar innan då, er det å rekne som eit avslag. Det kan du klage på. Du skal klage til det forvaltningsorganet som har avslått innsynskravet. Dei skal førebu klagesaka og sende ho vidare til dei som skal handsame klaga (klageinstansen). Det er Statsforvaltaren som er klageinstans når kommunen heilt eller delvis avslår eit innsynskrav.

Også klageinstansen skal prioritere saka. Etter Sivilombudsmannen si vurdering bør klagesaker handsamast innan to veker. Det er utan tvil utfordrande for alle som skal handsame klagesaker. Samtidig seier det tydeleg at innsynskrava ikkje skal bli trenerte eller lagt bort.

Teieplikt

Sjølv om hovudregelen er offentlegheit, kan det ligge føre lovleg grunn til å avslå innsynskravet heilt eller delvis. Forvaltninga må alltid undersøke om saka eller dokumentet det er bedt om innsyn i inneheldt opplysningar som skal eller kan haldast vekke frå offentlegheita.

Det vanlegaste «skal-unntaket» er den lovpålagte teieplikta for nokon sine personlege forhold. Slike opplysningar har forvaltninga ikkje lov til å gje ut offentleg, og dokumentet må difor sladdast. Dersom dei teiepliktige opplysningane utgjer den vesentlegaste delen av dokumentet, kan heile dokumentet bli unntatt frå offentlegheita.

Kanskje har du fått høyre i barnehagen at nokon har bitt barnet ditt i dag, men ikkje av kven? Då tar dei tilsette vare på nokon sine personlege opplysningar. Omgrepet rettar seg mot opplysningar som det med god grunn er vanleg å ønske å halde for seg sjølv. Slike opplysningar kan gjelde personlege eigenskapar, eller handlingar personen har gjort som kan vere eigna til å karakterisere han eller ho.

Ikkje alle opplysningar om enkeltpersonar er underlagt teieplikta. Særleg må offentleg tenestemenn tole meir offentlegheit. Til dømes har det utarbeida seg ein praksis for at sluttavtalar og grunn for oppseiing av offentleg tenestemenn i leiarstillingar som utgangspunkt ikkje er omfatta av teieplikta.

Meiroffentlegheit

Det finns fleire unntak i offentleglova der forvaltninga kan avslå innsynskrav. Det kan til dømes gjelde interne notat, kontraktsopplysningar, og opplysningar om moglege lovbrot. Felles for desse unntaka er at forvaltninga skal vurdere å gje innsyn sjølv om dokumentet eller opplysningane etter lova kan haldast tilbake. Merk at forvaltninga aldri kan gje ut opplysningar som skal vere unntatt offentlegheit.

Politikarar og SMS-ar

Offentleglova gjeld også for politikarar. Likevel skjer det ofte at ein politikar ikkje vil vise fram SMS-ar og e-post når avisa spør om det. Har dei lov til det?

Lova gjer unntak for dokument som ein medarbeidar eller politikar brukar i anna eigenskap enn som tilsett. Politikarar har også ei partipolitisk rolle. Kommunikasjon som dreier seg om den partipolitiske rolla vil ikkje vere eit saksdokument. Dette blir gjerne kalla politikarpost, og det er ofte det som er grunngjevinga når politikarar ikkje vil gi innsyn.

Det skal likevel lite til før private SMS-ar og e-postar må reknast som saksdokument. Dersom SMS-en eller e-posten inneheld både private opplysningar og opplysningar om ei sak, vil dei delane som inneheld saksopplysningar vere eit saksdokument. Alle offentleg tilsette og politikarar bør difor ha eit medvite forhold til i kva eigenskap dei sender og tar imot SMS-ar, e-postar og andre dokument.

Offentleglova – ein byrde?

For mange som jobbar i forvaltninga kan nok offentleglova opplevast som ei byrde. Særleg kan innsynskrava opplevast som eit ekstraarbeid som kjem i tillegg til alt anna. Korte sakshandsamingsfristar er utfordrande. Det er då ein må prøve å hugse på kvifor offentleglova er så viktig for samfunnet vårt. Lovaer ganske unik og det bør vi vere stolte av. Det er eit leiaransvar å sørge for nok ressursar og kunnskap om offentleglova slik at dei tilsette kan oppfylle plikta si. Då vil innbyggarane få moglegheit til å få den informasjonen dei ønsker. Utan å måtte mase.