I dei siste vekene har kommentarfelta vore langt frå tomme når det kjem til det som kan seiast å vere eit uheldig arrangementskrasj på kulturhuset. Fredag skal det nemleg vere to arrangement av ulik karakter på huset. I festsalen blir det dans med alkoholservering til inntekt for Bergsøy skulekorps. I motsett ende, i Herøyhallen, er det nattcup i regi av Fritidsklubben. Dette har skapt hovudbry for begge partar, skal ein tru offentlege innlegg på sosiale media.
Her er saka
Den 6. februar søkte Bergsøy Skulekorps servicetorget i kommunen om skjenkeløyve og om å ha arrangement på Herøy Kulturhus den 20. april. Deira søknad beskriv bruken av både festsal og Herøyhallen. Den 27. februar tok Bergsøy Skulekorps imot skjenkebevilling saman med arrangementsbeskrivinga i retur.
– Dette tok vi som ei godkjenning og starta billettsal til dans med Rotlaust, fortel Helge Remøy i Bergsøy skulekorps.
Arrangementsbeskrivinga som dei sende til servicetorget viste til to alternative lokale, begge i Herøy Kulturhus. Festsalen/Kinosalen var hovudplanen, men søknaden la opp for å nytte Herøyhallen om billettsalet gjekk bra, noko det gjorde.
Men Herøyhallen var allereie booka denne dagen. Fritidsklubben leiger nemleg Herøyhallen kvar fredag i ein leigeavtale som fylgjer skuleruta. Denne avtalen skal ha vore gjort før sommaren 2017. Deira årsplan blei fastlagd i august (2017). I den legg dei opp til fire nattcupar i året. September/oktober, slutten av november, byrjinga av februar og ein i april.
Skulekorpset fekk, som eit resultat av dette, i etterkant, beskjed om at Herøyhallen ikkje var tilgjengeleg, men då var billettsalet gått over dimensjonane til festsalen åleine.
– Men på grunn av sjukdom har Rotlaust meldt avbod for konserten, fortel korpset.
Folk frå fleire hald fortel til Vestlandsnytt at det har vore tøff debatt i kommentarfelta på Facebook.
Kritiske til kommunen
Bergsøy skulekorps er kritiske til kommunen si handtering av bookinga.
– Ei slik dobbelbooking burde ikkje ha skjedd. Vi hadde ikkje hatt noko problem med å få eit avslag på arrangementet, men det er problematisk at vi får klarsignal, sel billettar og i etterkant får avslag på deler av søknaden vår, seier Helge Remøy og Ludvik Hjelmeseth.
Dei har begge forståing for at dette er uheldig for begge partar. Likevel presiserer dei at det ikkje er deira ansvar å vite kva som skjer på kulturhuset.
– Det er kommunen sitt ansvar å kontrollere tilgjengelegheit, informere internt og registrere arrangement som blir godkjent i kommunens system, seier dei to.
Feil instans
Misforståinga i saka har skjedd då arrangement-søknaden vart send til servicetorget og ikkje til kulturavdelinga. Servicetorget har ikkje mynde til å gi leigeavtaler.
Skulekorpset har kommentert at dei interne rutinane i kommunen er for dårlege sidan deira søknad ikkje har blitt fanga opp og send til rette instans.
– Dei har openbert eit poeng, men vi kjenner ikkje til at lokale arrangørar har søkt på den måten tidlegare, seier kommunalsjef, Jarl Martin Møller til Vestlandsnytt.
Feilen har altså skjedd der skulekorpset har oppfatta at skjenkeløyvet var ei stadfesting på at arrangementet var godkjent. Søknad om skjenkeløyve ligg derimot i ein annan sektor og er ikkje underlagt sektor for samfunnsutvikling.
– Beklageleg
Servicetorget seier til avisa at dei ikkje har motteke arrangementsøknad, men ein søknad om skjenkeløyve der det vert gitt ei skildring av arrangementet. Søknaden er handsama etter gjeldande lover .
Servicetorget ser likevel problematikken som har oppstått.
– At det har skjedd ei misforståing i denne saka er beklageleg, dette er noko vi bør ta tak i å få betre rutinar på, seier servicetorgleiar, Wenche Moltu.
Det er såleis ikkje snakk om dobbelbooking, men ei misforståing i kommunikasjonen.
Skjerpa interne rutinar
I kjølevatnet av den uheldige arrangementskrasjen kan Møller bekrefte overfor Vestlandsnytt at det er gjort presiseringar innad i samfunnsavdelinga som skal hindre at slikt skjer i igjen. Blant anna skal dei sørge for at ungdomsarrangement skal vere skjerma og ha prioritet.